Byens Køleservice: fra serviceopgave til fakturakladde
Ace Solutions har udviklet et internt værktøj til Byens Køleservice. Teknikeren vælger kunden og registrerer arbejde, materialer og timer på mobilen. Oplysningerne bliver til en fakturakladde i e-conomic, som kontoret kan gennemgå, før fakturaen bogføres.
Opgaven: forbind teknikerens arbejde med kontorets fakturering
Byens Køleservice arbejder med erhvervskøl. Når en serviceopgave er afsluttet, skal beskrivelsen af arbejdet, de anvendte materialer og timerne videre til kontoret. Opgaven var at samle registreringen i ét værktøj og forbinde oplysningerne med virksomhedens regnskabsprogram.
Løsningen tager udgangspunkt i en konkret overlevering: Teknikeren ved, hvad der er udført. Kontoret skal kunne bruge oplysningerne til at kontrollere og færdiggøre fakturaen.
Sådan fungerer arbejdsgangen
- Vælg kunden. Teknikeren finder kunden i værktøjet. Kundeoplysningerne hentes fra e-conomic.
- Registrer opgaven. Teknikeren beskriver arbejdet og tilføjer produkter, materialer og timer. Produkt- og prisoplysninger kommer fra e-conomic.
- Opret fakturakladden. Registreringen samles i en kladde i e-conomic, klar til kontorets gennemgang.
- Send servicerapporten. Værktøjet udfylder også en servicerapport, danner den som PDF og sender den til kontoret via e-mail.
Kontoret beholder kontrollen før bogføring
En fakturakladde er ikke en bogført faktura. I denne løsning bliver teknikerens registrering til et grundlag, som kontoret gennemgår. Integrationen forbinder registrering og fakturering uden at fjerne den menneskelige kontrol af kladden.
Servicerapporten er en særskilt del af dokumentationen. At danne en PDF og sende den til kontoret er ikke det samme som at bogføre fakturaen.
Hvad løsningen samler
- Kunde-, produkt- og prisoplysninger fra e-conomic.
- Arbejdsbeskrivelse, materialer og timer i et mobilt forløb.
- En fakturakladde til gennemgang på kontoret.
- En servicerapport som PDF, sendt til kontoret via e-mail.
Casen beskriver funktionerne og arbejdsgangen. Der er ikke offentliggjort en dokumenteret måling af tidsbesparelse eller økonomisk effekt her.
Har I en lignende overlevering?
En afgrænset integration kan være relevant, hvis I registrerer en opgave ét sted og indtaster oplysningerne igen i et andet system. Start med at beskrive, hvem der registrerer hvad, og hvem der skal kontrollere resultatet. Derefter kan vi undersøge systemernes adgangsmuligheder og afklare omfanget.
Om projektbeskrivelsen
Projektet er udviklet af Ace Solutions. Funktionerne er også beskrevet i Abdulahi Robles offentlige portfolio. Skærmbilledet er det samme, som vises på vores forside. Casen indeholder ikke kundecitater, en certificering fra e-conomic eller et løfte om en bestemt besparelse.